Stakeholder-Engagement bedeutet, positive Beziehungen zu Personen zu pflegen, die einen erheblichen Einfluss auf Ihre Vorhaben haben. Die Gestaltung einer maßgeschneiderten Kommunikation für jeden Stakeholder kann wesentlich dazu beitragen, dass sie sich Ihren Zielen anschließen.

In diesem Artikel befassen wir uns mit der Kunst der effektiven Stakeholder-Kommunikation. Bevor wir uns jedoch mit den Techniken befassen, ist es wichtig, die Identität dieser wichtigen Personen zu ermitteln.

Für den Anfang empfehlen wir, sich mit der Stakeholder-Analyse vertraut zu machen. Indem Sie ein Diagramm erstellen und die wichtigsten Stakeholder ermitteln, indem Sie ihr Gewicht, ihren Einfluss und ihre Interessen bewerten, können Sie besser erkennen, welche professionellen Beziehungsmethoden für jeden Einzelnen am besten geeignet sind.

Wie viele von Ihnen verwenden wir JIRA für unser Projektmanagement, und die mit jedem Projekt verknüpften Confluence-Dokumente sind bequem, um die richtigen Informationen über die Ziele und die beteiligten Akteure zu speichern.

Nahezu jedes Projekt erfordert die Zusammenarbeit mit anderen Personen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie sich auf einige von ihnen verlassen, wenn es um entscheidende Unterstützung, Investitionen und Ressourcen geht.

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Interessengruppen beaufsichtigen, hängt davon ab:

1. Umfang und Komplexität des Projekts. Diese Bewertung könnte einen Vergleich mit früheren Vorhaben, eine Überprüfung der Projektmeilensteine, eine Bewertung des Ressourcenbedarfs oder eine Betrachtung der zugewiesenen Zeit beinhalten.
2. Das Ausmaß der Unterstützung, das erforderlich ist, um die von Ihnen gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Dies umfasst Sponsoring, fachliche Beratung, materielle Ressourcen, Qualitätsbewertungen und mehr.
3. Die für die Kommunikation zur Verfügung stehende Zeit. Es ist wichtig, die für die Kommunikation zur Verfügung stehende Zeit einzuteilen, vor allem, wenn Ihr Projekt von der Mitarbeit zahlreicher Interessengruppen abhängt. Ausreichend Zeit für die Kommunikation einzuplanen, ist oft vorteilhafter, als zu versuchen, ohne die erforderliche Hilfe oder den erforderlichen Input vorzugehen.

Interaktion mit Interessenvertretern

Sie können mit der Ausarbeitung einer Kommunikationsstrategie für Ihre Stakeholder beginnen, nachdem Sie sie in ein Wirkungs/Interessen-Raster eingezeichnet haben, wie in unserem interaktiven Beispiel.

Denken Sie daran, dass das Ziel Ihrer Stakeholder-Kommunikation darin besteht, deren Unterstützung für Ihr Projekt zu gewinnen und zu erhalten. Befolgen Sie diese fünf Schritte, um dieses Ziel zu erreichen:

1. Fassen Sie die Position jedes Interessenvertreters zusammen

Verwenden Sie unser Arbeitsblatt zur Stakeholder-Kommunikation und tragen Sie in die Spalte Stakeholder-Namen die Namen der wichtigsten Stakeholder ein, die Sie in Ihrem Impact/Interest Grid identifiziert haben.

Geben Sie in der Spalte "Hauptinteressen und -probleme" den Einfluss der einzelnen Stakeholder und deren Schwerpunkte in Bezug auf Ihre Aufgabe oder Ihr Projekt an. Geben Sie anschließend in der Spalte Aktueller Status Ihre Einschätzung der jeweiligen Haltung ein: "Befürworter", "Unterstützer", "Neutral", "Kritiker" oder "Blockierer".

2. Bestimmen Sie Ihre Erwartungen an jeden Stakeholder

Prüfen Sie Ihre Liste der Beteiligten und überlegen Sie, wie viel Unterstützung Sie von jedem einzelnen wünschen: Hoch, mittel oder niedrig. Tragen Sie diesen Wert in die Spalte "Gewünschte Unterstützung" auf Ihrem Arbeitsblatt ein.

Überlegen Sie außerdem, welche Rolle Sie den einzelnen Beteiligten in Ihrem Projekt zugedacht haben, falls vorhanden. Benötigen Sie ständige technische Unterstützung oder nur sporadische Anleitung? Geben Sie dies in der Spalte Gewünschte Projektrollen an.

Versuchen Sie, Ihre Erwartungen an die Beteiligten klar zu formulieren. Wenn bestimmte Maßnahmen für den Projektfortschritt unerlässlich sind, dokumentieren Sie diese in der Spalte Gewünschte Maßnahmen auf Ihrem Arbeitsblatt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bedeutung dieser Maßnahmen erläutern können.

3. Bestimmen Sie Ihre Hauptbotschaft für jeden Stakeholder

Überlegen Sie anschließend, was Sie vermitteln müssen, um die Beteiligten zu überzeugen, sich hinter Ihr Projekt zu stellen und sich aktiv daran zu beteiligen.

Was ist der Nutzen für sie? Heben Sie die Vorteile hervor, die Ihr Projekt der Organisation oder den beteiligten Personen bringen wird. Betonen Sie die entscheidenden Leistungskatalysatoren, wie z. B. die Steigerung der Rentabilität oder spürbare Verbesserungen.

Notieren Sie die wichtigsten Details in der Spalte Erforderlich auf Ihrem Arbeitsblatt.

4. Bestimmen Sie Ihren Ansatz für die Stakeholder-Kommunikation

Wie werden Sie die Kommunikation mit den Beteiligten überwachen und deren Beiträge einholen?

Skizzieren Sie in jeder Spalte die am besten geeignete Strategie für jeden Stakeholder. Zur Auswahl stehen "Nahes Management", "Aufrechterhaltung der Zufriedenheit", "Informierte Updates" oder "Überwachung".

Beginnen Sie mit den wichtigsten Stakeholdern und gehen Sie anschließend auf die weniger kritischen ein (überprüfen Sie bei Bedarf Ihr Impact/Interest Grid). Entwerfen Sie einen Plan, der die Informationen so knapp und effektiv wie möglich vermittelt und eine angemessene Informationsmenge bietet.

Überlegen Sie, wie häufig und in welchem Format die einzelnen Interessengruppen Aktualisierungen erwarten. Bevorzugen sie E-Mails, persönliche Treffen, visuelle Präsentationen wie Gantt-Diagramme usw.? Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, das Engagement und die Unterstützung der Stakeholder aufrechtzuerhalten, und vermeiden Sie daher, sie zu überfordern oder ihre Zeit zu verschwenden.

Überlegen Sie auch, wie Sie Skeptiker in Befürworter oder neutrale Parteien umwandeln können. In Fällen, in denen ihre aktive Unterstützung unerlässlich ist, sollten Sie sich Methoden überlegen, um ihr Interesse zu wecken. Vielleicht könnte es sich als wirksam erweisen, einen Prototyp Ihres neuen Produkts zu präsentieren oder einen anderen einflussreichen Interessenvertreter zu gewinnen, der das Projekt vorstellt.

Halten Sie Ihre Strategien in der Spalte Aktion und Kommunikation auf Ihrem Arbeitsblatt fest.

5. Führen Sie Ihren Stakeholder-Management-Plan aus

Wenn Ihr Plan fertig ist, können Sie mit der Ausführung beginnen.

Achten Sie darauf, dass sich das Stakeholder-Management nahtlos in den Rahmen Ihres Projekts einfügt, anstatt es als Randaufgabe zu betrachten. Wie bei jeder Strategie vereinfacht die Aufteilung in überschaubare, aufeinander folgende Schritte die Umsetzung.

Denken Sie daran, dass sich Projekte oft im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Folglich können sich auch die Anforderungen der Beteiligten ändern. Überprüfen Sie Ihren Plan regelmäßig, um eine nachhaltige und effektive Kommunikation mit den einflussreichsten Stakeholdern während der gesamten Projektlaufzeit sicherzustellen.